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Hier investiert Europa in die Zukunft

Förderung von Digitalisierungsprozessen in Unternehmen Sachsen-Anhalt – DIGITAL INNOVATION

Unterstütz durch:

Sachsen-Anhalt

Europäische Union – EFRE – Europäischer Fonds für regionale Entwicklung

 

 

Projektbeschreibung:

Die Einführung eines ganzheitlichen, integrierten Managementsystems war das Ziel des Digitalisierungsvorhabens der Sigma Umwelttechnik Ingenieurgesellschaft mbH. Zielstellung war ein digitales Dokumentenmanagement als ganzheitlich vernetztes System, in dem sämtliche Daten aus den Bereichen Buchhaltung, Projekte, Dokumente und Kunden in einer Software miteinander verknüpft werden. Mit dieser Restrukturierung und neuen Organisation der Daten im Unternehmen werden analoge Dokumente vollständig eliminiert, zudem werden alle Daten zukünftig über eine Cloud gesichert, um auch bei einem Datenverlust sofort wieder handlungsfähig zu sein.

Der große Vorteil im digitalen Dokumentenmanagement besteht in der zentralen Verfügbarkeit der Dokumente. Somit können Mitarbeiter vollkommen orts- und hardwareunabhängig mit Hilfe mobiler Endgeräte auf die gewünschten Dokumente zugreifen. Zukünftig wird bereits beim Eingang analoger Dokumente ein Scanvorgang durchgeführt werden. Anschließend wird das Dokument in digitaler Form abgelegt werden.

Ein physisches Weiterreichen wird nicht mehr notwendig sein. Sobald das Dokument an der entsprechenden Stelle im System hinterlegt ist, regelt ein zuvor eingerichtetes Rechtemanagement die Zugriffsrechte. Es gibt dabei unterschiedliche Berechtigungen hinsichtlich Kenntnisnahme, Bearbeitung und Löschung. Gleichzeitig wird das synchrone Arbeiten mit Dokumenten ermöglicht, was bis dato durch den physischen Prozess der Weitergabe oder der dezentralen Ablage digitaler Dokumente nicht möglich war. Damit sämtliche Dokumente in digitaler Form hinterlegt werden können und das Dokumentenmanagementsystem seine volle Funktionalität entfalten kann, war die Anschaffung einer geeigneten Software und der dafür notwendigen Hardware unabdingbar. Durch das Förderprogramm DIGITAL INNOVATION konnte das Vorhaben realisiert, und mit Abschluß im März 2021 erfolgreich umgesetzt warden.